La tecnificación de los sistemas de gestión y control industrial es ya una realidad que ha ido asentándose de manera definitiva desde la primera década del siglo XXI. Así, los programas de gestión aplicados al mundo industrial suponen un avance contrastado para el funcionamiento de cualquier empresa al facilitar las tareas diarias asociadas a la producción y distribución de bienes y servicios, así como la higiene alimentaria. Dentro de este ámbito, los sistemas de ERP en alimentación permiten controlar de manera centralizada todos y cada uno de los pasos de la cadena de producción, gestión y distribución.
Programas de gestión en ERP de alimentación
Los ERP (siglas de “Enterprise Resource Planning”, “Planificación de Recursos Empresariales” en su traducción al castellano) son software informáticos, programas de gestión empresarial que integran y centralizan las funciones básicas de producción, logística, contabilidad, calidad, distribución, inventario, facturación y cualquier otro ámbito relativo al trabajo que se desarrolle en una empresa determinada. La finalidad de estos programas de gestión es facilitar el control de las diferentes tareas de una empresa, centralizándolas en un solo software de manejo sencillo.
De esta manera, los gerentes de la empresa o los encargados de su dirección financiera pueden estar al corriente, en tiempo real, de todos los aspectos relacionados con su competencia, todos ellos además controlables desde uno o varios equipos informáticos.
Estos programas están compuestos por diferentes módulos independientes que, sin embargo, actúan de manera homogénea al quedar todos integrados dentro del mismo programa de gestión. Así, el usuario de este tipo de recursos consigue llevar a cabo un manejo más eficiente de la información de la empresa.
Un modo de funcionar que, por su claridad e inmediatez, facilita de forma considerable la toma de decisiones y, en consecuencia, minimiza los costes en tiempo y dinero asociados a las funciones que el programa de gestión abarca.
Las necesidades comunes y específicas
Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales son susceptibles de aplicarse en cualquier tipo de empresa, ya sea su fin la producción en masa de automóviles o de jamones ibéricos, como es el presente caso.
Obviamente, no todas las empresas tienen las mismas necesidades de gestión o control, por lo que los paquetes que este tipo de software incluyen han de ser lo suficientemente versátiles a la hora de adaptarse a las necesidades particulares de una entidad en concreto.
Lo que sí es cierto es que existen determinadas acciones como contabilidad, gestión de proveedores o inventario, que sí deberían ser comunes a la mayoría de los sistemas productivos. Todas ellas y muchas otras quedan centralizadas en estos programas de gestión empresarial o ERP.
Una empresa dedicada a elaborar jamones ibéricos tiene además unas necesidades concretas, algunas tan importantes como el control y cumplimiento de las medidas básicas de higiene y seguridad, que deben adaptarse al programa de ERP adquirido.
A este fin, existen productos cuyo contenido queda adaptado de manera predefinida a determinadas clases de industria, en este caso la alimentaria.
El funcionamiento de los ERP adaptados a las empresas alimentarias
En el caso de las empresas alimentarias, existen varios programas de gestión y Planificación de Recursos Empresariales, todos ellos destinados a facilitar la gestión global y a tener un control lo más exhaustivo posible de todos los puntos de la cadena productiva; desde los primeros pasos de elaboración, hasta la curación, envasado, distribución y, cómo no, cobros y pagos a proveedores y clientes. En el caso concreto de una planta industrial dedicada a la producción y distribución de jamón ibérico, el control y seguimiento de las necesidades asociadas a su trabajo sería completo.
Este abarcaría desde el mismísimo momento en que la materia prima entrase en la empresa hasta un seguimiento de las piezas en su camino hacia el destinatario final de estas. Mediante estos programas de gestión pueden crearse métodos eficientes de seguimiento y control de trazabilidad alimentaria.
Así, es posible escoger un jamón determinado dentro de todos aquellos que integren el montante de la producción en una empresa y conocer de primera mano todo lo referente a su producción; a su salazón y lavado, a su secado y al tiempo de maceración que necesita para alcanzar su elaboración definitiva.
Se trata además, gracias al seguimiento personalizado, de una herramienta muy práctica a la hora de controlar la higiene de los jamones. Todo esto queda centralizado en un solo equipo informático que puede controlarse de manera eficiente desde la comodidad de un despacho, sin necesidad de desplazarse hasta el lugar donde se encuentre ubicada la pieza a seguir en el momento preciso de su inspección. Pero estos programas no sirven solamente para seguir y controlar la cadena productiva de la empresa o para mantener al día algunas medidas básicas de higiene. Las ERP de alimentación integran en un solo programa todas las necesidades de gestión de la empresa mientras aportan las herramientas informáticas necesarias para facilitar la aplicación y el cumplimiento de todas las normas de seguridad, calidad y, cómo no, higiene.
Ventajas de un ERP en una empresa dedicada al jamón ibérico
El fin básico de cualquier sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP en alimentación es facilitar y agilizar la gestión de todos los ámbitos de la empresa para, a su vez, conseguir minimizar al máximo posible los gastos asociados a la realización de dichas funciones. Estos programas aportan soluciones integrales (e integradas) a todos los departamentos de la empresa, permitiendo que las funciones más complejas o más alejadas a lo que en un principio serían las labores asociadas a su finalidad puedan llevarse a cabo de manera fácil y segura. Hablando de la manera más directa posible, los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales hacen posible que, si la especialidad de una empresa es la elaboración de jamones ibéricos, esta pueda centrarse de manera casi exclusiva en aquello que mejor sabe hacer: en este caso, elaborar jamones ibéricos.
La asistencia especializada de este tipo de programas de gestión alcanza todas las necesidades administrativas, de calidad, seguridad e higiene de una empresa; necesidades que pueden suponer además un gasto considerable en dinero y tiempo a los gestores de la compañía alimentaria. Todas las empresas pueden necesitar la contratación de estos sistemas, pero resulta evidente que son las pequeñas y medianas empresas (pymes) quienes más pueden beneficiarse del trabajo de los software de Planificación de Recursos Empresariales. Se trata de una cuestión de gestión de recursos.
Al facilitar el trabajo en aquellas áreas que puedan exceder la dedicación concreta de una empresa, se produce un ahorro tanto económico (derivado, por ejemplo, de cursos de formación, consultorías o asesoría legal) como en tiempo (otra vez formación o desplazamientos, por mencionar solo algunos factores). Este ahorro repercute positivamente en los resultados finales de la actividad empresarial. Los programas de gestión de ERP en alimentación contribuyen también a la aplicación de las diferentes directrices y normas de obligado cumplimiento en materias de seguridad, calidad e higiene, otro de los grandes quebraderos de cabeza para muchas pequeñas y medianas empresas en los últimos tiempos.
En definitiva, la aplicación de programas de ERP en una empresa alimentaria está destinada a facilitar y agilizar el cumplimiento de toda clase de trámites asociados al trabajo de esta, minimizando costes y aumentando el tiempo que el personal de la empresa puede dedicar realmente a aquello para lo que la empresa funciona, en este caso elaborar jamones ibéricos.
Actualmente existen en el mercado multitud de programas de este tipo aplicables a una empresa alimentaria que elabore jamones ibéricos, algunos de los más populares son Galdon o SQF y destaca por encima ADA Manager especialmente para la industria de los jamones por todas las funciones que abarcan.
Funciones propias de un ERP
- Seguimiento integral, eficiente y personalizado de la cadena de trazabilidad alimentaria.
- Control de stock, gestión de almacenamiento e inventario.
- Control de la higiene del producto y asesoría de implantación de medidas obligatorias.
- Gestión y control de cobros y pagos; facturación, control de caja y previsión de gastos.
- Gestión de tiempo: cronogramas, cuadros de tareas, etc.
- Servicios de televenta integrados en la web de la empresa.
- Sistemas de impresión de etiquetas, códigos de barras o material asociado.
- Enlace con lectores PDA para inventarios, trasvases de mercancía, etc.
- Sistemas integrales de seguimiento comercial; publicidad, encuestas, etc.
- Generación de comparativas entre departamentos o ejercicios pasados y trazado de estrategias en consecuencia.
- Control y planificación de inspecciones de calidad y seguridad.
- Generación de partes asociados a control de materia prima, costes directos e indirectos o cálculo de necesidades.
- Historial gráfico y activo de clientes y proveedores.
- Control de distribución: generación de rutas, seguimiento de productos, etc.
La aplicación de un sistema ERP de alimentación a una empresa dedicada a la elaboración de jamón ibérico puede conllevar múltiples beneficios. Existen en el mercado multitud de programas diferentes, por lo que antes de contratar uno de ellos resulta conveniente comparar varios presupuestos para determinar cuál de ellos se ajusta más a las necesidades concretas de la empresa.
