Cómo elegir un software de gestión de catering

Los software de gestión de catering están especialmente pensados para facilitar todos los trámites y procesos necesarios en una empresa de preparación o distribución de alimentos y bebidas, así como también, empresas especializadas en eventos, centros de convenciones y catering.
Con ellos, puedes controlar de manera fácil y segura la trazabilidad de alimentos, la elaboración diaria de platos y menús; la planificación de compras, cobros y facturaciones, o el inventario, fichas técnicas y escandallos… todo en un mismo lugar y desde cualquier dispositivo. Además, facilita un mejor control financiero, de recursos humanos y la toma de decisiones para tu negocio.

Además, la digitalización de la gestión de tu producción alimentaria te aporta visibilidad, tranquilidad y seguridad. Con solo varios clics al día puedes llevar el control del programa de gestión de catering, revisar consumos, recursos, costes, facturación y todo lo demás. A continuación repasamos algunas de sus ventajas:

Software de gestión de empresas de catering

Un buen software de gestión de catering debe ofrecer a los distintos usuarios diferentes funcionalidades para que puedan manejar con tranquilidad y precisión las diferentes áreas operativas de la empresa.
Además de garantizar que puedes dirigir y gestionar al 100% todas las tareas de planificación y dirección corporativa que te interesan o te preocupan para que todo pueda marchar bien en tu negocio. No solo se trata de contar con una plataforma para poner en orden en tu empresa, también te facilitará un control de rendimientos, de qué áreas o tareas pueden estar ralentizando tu negocio o afectando a tus resultados.

Además, gracias al Business Intelligence hoy puedes incluso hacer al programa analizar grandes cantidades de datos y crear predicciones que te permitan considerar, planificar y tomar mejores decisiones para tu equipo y tu empresa. En pocas palabras, si te apoyas en un buen software especializado en gestión para empresas de catering puedes tener visibilidad digital de cualquier área de tu negocio y dejar de trabajar más para hacerlo de modo más eficiente.

 

Si te estás planteando impulsar tu empresa de catering con un buen programa de gestión de catering, estos son los elementos principales que te recomendamos que tengas en cuenta:

Parámetros y datos: es importante que un programa para este tipo de trabajo cuente con secciones que te permitan la simplificación y control de toda la gestión de tu negocio. Además, hoy en día con los sistemas de Business Intelligence puedes sacar el máximo rendimiento de la analítica de negocio. Así, puedes disponer de datos objetivos en tiempo real, con gráficos interactivos fáciles y rápidos de comprender y analizar. Por lo que la toma de decisiones acertada se simplifica enormemente.

Recursos: la visibilidad y control de todas las actividades que se deben ejecutar por los diferentes equipos y empleados te permite hacer ajustes más rentables y tomar decisiones más acertadas.

Proveedores: incorporar aspectos como el listado de proveedores con las labores futuras, datos, costes y demás información clave en el propio programa de producción facilita enormemente tu gestión.

Clientes: disponer de toda la información clave de cliente en el mismo programa de producción con necesidades especiales, personalizaciones, etc. te permite tener todo centralizado y bajo control.

Facturación: poder controlar los gastos de fabricación y extras que se generan en el negocio, así como hacer estimaciones acertadas y ajustes en función de datos objetivos y en tiempo real.

Logística, almacén y control de stocks: una buena gestión de stocks indispensable para evitar los gastos excesivos en una empresa. Un buen software para empresas de catering puede contar con una familia de productos determinados que podrá modificar de acuerdo a tus necesidades y tener una especificación detallada de los artículos que se van a suministrar y si se quiere con los precios reflejados y actualizados.

Compras y recepción de artículos: poder controlar y gestionar fácil y eficientemente solicitudes de compra a proveedores y recepción de mercancías.

Fichas técnicas: la simplificación y control de fichas técnicas puede ser incluso automática digitalizando tu gestión de cocina. No hace falta que te compliques actualizando manualmente cuando hay cambios en un ingrediente o plato, un buen software para catering realiza todos los ajustes e implicaciones en toda tu gestión de fabricación alimentaria de manera automática y segura – también puedes hacerlo manual, si así lo prefieres.

Menú o confección de menú: puedes tener una vista detallada de la composición de todos los platos y menús en producción por cliente, sus composiciones, control de alergenos, control de costes de tus productos y toda la información clave para la gestión eficiente y rentable de tu negocio.

Calidad, seguridad alimentaria y elaboraciones: puedes disponer en todos momento, desde cualquier dispositivo y en tiempo real informes de ingredientes, cantidades, alergenos, valores nutricionales o incluso la presentación de los platos. También puedes hacer autocontroles de calidad, ISO, IFS, BRC, Medio ambiente o planes de mostreo, entre otros.

Producción: puedes tener visibilidad de toda la información alrededor de toda la producción prevista diariamente, una buena planificación y programación de producción, gestión de mermas, así como una gestión eficiente del etiquetado alrededor de tu producción y almacenaje.

Servicios, facturación y contratación: puedes llevar un registro digital de todos los contratos de servicios con clientes, análisis de costes, compras, ventas diarias, obligaciones de pago, emitir presupuestos y facturas de los distintos servicios que ofreces y demás gestiones financieras y corporativas.

La importancia de implementar un sistema de gestión de catering eficiente

La implementación de un sistema de gestión de catering no supone necesariamente una gran inversión y costes; ya que los gastos en la implementación de estos sistemas, destinados a la optimización de los productos alimentarios, son compensados con la rentabilidad que supone su implantación. Todos estos métodos de seguimiento, etiquetado, transformación y distribución, tanto de las materias primas como de los productos, cumplen diferentes funciones y cometidos, entre los que destacan:

  1. Sirve de herramienta para conseguir un alto nivel de seguridad de la salud y de la vida de los operarios y consumidores.
  2.  Aporta información relevante dentro de la compañía para posibilitar el exhaustivo examen de la gestión y los procesos de producción. En este caso tiene un papel muy importante la implementación de sistemas de cámaras de vigilancia.
  3. Contribuye a la clasificación, etiquetado eficiente del producto y a su calidad final.
  4. Identifica incidencias en la cadena alimentaria, posibilitando la localización de los fallos en el proceso y, si se diera el caso, efectuar la correspondiente recall de los productos alimenticios.
  5. Facilita la devolución de los productos que pudieran ser perjudiciales para la salud de los consumidores.
  6. Con los sistemas de control, como el empleo de cámaras de vigilancia, se puede contar con la información necesaria para examinar la raíz del problema y, con ello, depurar responsabilidades. Asimismo, gracias a estos mecanismos, se pueden tomar acciones para la prevención de estos contratiempos, para que no se vuelvan a dar.
  7. Sirve de ayuda ante la posible reclamación de un cliente (intermediario o consumidor final), respecto a los géneros que se suministran, pudiendo obtener datos acerca del motivo, detectado en cualquiera de las partes de la cadena, desde su procedencia hasta que se pone en venta.
  8. Fortalece el mercado, potenciando la seguridad y la calidad de los productos, a la vez que se obtiene la confianza y la fidelidad de los clientes.

Las ventajas que ofrece la gestión de procesos del programa son increíbles. Puedes optimizar tu gestión y calidad alimentaria de forma fácil, rápida y eficiente. Hay que tener en cuenta que una mala gestión en esos casos puede ocasionar una gran crisis de reputación y perdidas irreversibles. Tanto así que se estima que el 80% de las Pymes que han fracasado en este aspecto ha sido debido a las malas gestiones empresariales que las han llevado lastimosamente a la quiebra.

Ventajas de buen software de catering para tu empresa

Son muchas las ventajas de digitalizar, optimizar y unificar toda la gestión de procesos en un mismo programa. A continuación citamos algunas de ellas:

  • Optimizas mucho los costes y hacer ajustes inteligentes que hagan tu empresa más rentable.
  • Puedes gestionar tu actividad y gestión de empresa desde un dispositivo, lugar y en tiempo real.
  • Te permite mejorar la calidad de trabajo para cualquier persona.
  • Mejoras fácilmente la trazabilidad interna, ascendente y descendente.
  • Conoces al detalle las estadísticas y datos clave de tu negocio para una mejor toma de decisión.
  • Te permite sentirse mucho más tranquilo ante posibles fraudes. Con el programa todo quedará monitoreado. Los incontables gastos y pérdidas fantasmas son producto de la mala gestión. Con la gestión de proceso incrementas tus ingresos y rentabilidad.
  • Gestionas tu documentación de contabilidad de forma inmediata y automática diariamente.
  • Realizas tus inventarios de forma más fácil y eficiente.

Utilizar un buen software de gestión de catering es lo más conveniente para empresas especializadas en eventos, convenciones y otros servicios de celebraciones, hostería y catering en general, te permite simplificar y optimizar toda tu producción y gestión, evitar gastos innecesarios o sanciones y garantizar un buen servicio al cliente.

Cuanto mejor te apoyes en aquellas herramientas que realmente sean eficaces para que tu negocio crezca, más sólido será el futuro de la misma.

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